구매 직무 시리즈 5편

오늘은 구매 직무에서 하는 대략적인 업무에 대해 알아보겠습니다~!

 

 

 

1. 구매  

 

원자재, 기자재, 실험자재 등 사업 전반에 필요한 물품 구매를 진행합니다.

보통 생산부서, 연구부서에서 ERP를 통해 구매 신청을 하며 수량, 단가 등을 확인하여 구매 결의를 하게 됩니다.

월별 수급 계획에 따라 매월 정기적으로 구매를 진행하는 품목들이 있으며,

이외에 시험 생산용 또는 재고 확보용, 단발성 구매가 있습니다. 

 

 

 

 

2. 수입

 

원자재를 수입할 때 통관 제반의 업무를 담당합니다.

수입 프로세스는 다음과 같습니다.

 

- 판매 업체에 물품대 견적 요청

- 발주 (구매 계약서를 보내는 경우도 있음)

- 포워딩 업체에 운송 의뢰

: 판매 업체와 포워딩 업체의 담당자를 서로 연결해주고 PKL, BL, invoice, 원산지증명서 등 수입 통관에 필요한 서류 전달

- 입고 후 외화 송금

- 포워딩 업체로부터 수입신고필증, 납부영수증을 받아 재경팀에 관세, 부과세, 수입부대비용에 해당하는 대금 지급 요청

 

관세, 부과세의 경우 납부 기한을 넘길 시 추가적인 비용이 청구됩니다.

입고 후에 외화를 송금하면 후불, 입고 전에 송금하면 가불이며 두 가지 경우 모두 존재합니다.

물품이 재 때에 발주한 수량만큼 한번에 들어오는 것이 가장 깔끔하지만,

두번에 나눠서 들어오는 경우도 있으며 중국 봉쇄령, 화물연대파업, 날씨 등 각종 국내외 상황에 따라 지연되는 경우가 비일비재합니다.

따라서 생산부서와 커뮤니케이션을 통해 창고 현황을 파악하여 여유있게 납기일을 정하는 것이 중요합니다.

 

 

 

 

3. 시황 분석, 월별 단가 변동 및 구매 실적 분석

 

최적의 구매 시기를 파악하기 위해서는 시황 분석이 중요합니다.

쇼티지, 코로나 팬더믹, 러시아 - 우크라이나 전쟁 등 여러 요인에 의해 원자재 가격, 유류비가 상승합니다.

따라서 선제적인 대응을 위해서는 국내외 정세를 항상 살펴야합니다.

이외에 월별 단가 변동과 구매 실적을 분석하며 구매가 제대로 이루어지고 있는지 점검합니다. 

 

 

 

 

4. 네고

 

고품질의 물품을 저렴한 가격에 사는 것이 구매의 핵심입니다.

따라서 견적 요청 후 네고를 진행하여 가격을 깎아야합니다.

업체 간 경쟁을 붙여 네고를 할 수 도 있고, 대금 조건이나 수량, 계약 기간 등을 조율하며 협상을 시도할 수 있습니다.

하지만 가격을 무리해서 깎아 만약 협력업체가 문을 닫게 되다면, 장기적으로 과독점 시장을 초래해 높은 가격에 구매를 할 수 밖에 없는 상황이 올 수도 있습니다. 따라서 업체와의 파트너십을 구축하여 상생을 도모하는 것이 중요합니다. 

이 밖에 업체에서 가격 인상 공문을 보내오면 인상시기를 늦추거나 단가 네고를 진행하고 그에 따라 재고를 미리 확보해놓습니다.

 

 

 

5. 협력업체 다변화

 

원자재를 한 곳에서 구매하는 것은 리스크가 존재합니다.

업체에서 갑자기 가격을 올려버리거나, 원자재를 줄 수 없다고 통보할 수도 있으며 품질 이슈가 갑자기 터질 수 있고

생산 계획 보다 생산이 많아졌을 때 원료가 부족하여 수급 추가분 필요한 경우도 생기기 마련입니다.

따라서 협력업체를 다변화하여 이러한 잠재 위험을 줄여야합니다.

 

 

 

 

6. 협력업체 평가 및 관리

 

신규업체를 등록하기까지 자본상태, 신용상태, 품질 등 여러 측면에서 업체평가를 수행합니다.

기존업체는 3년마다 납기신뢰도, 가격경쟁력 등의 요소에 대한 재평가를 하며 관리합니다.

 

 

 

 

7. 원가 절감

 

품질부서와 협업하여 기존 원료를 대체할 수 있는 원료를 찾아 샘플 테스트를 하며,

생산부서와 협업하여 시험생산을 먼저 진행합니다.

이러한 업무를 통해 품질을 높이거나 같은 성능을 내지만 더 저렴한 원료로 원가 절감을 실현할 수 있고,

쇼티지 발생시 대체 방안을 확보할 수 있습니다.

 

 

 

 

8. 지출결의서 

 

구매 품목에 대한 대금지급조건, 수량, 단가 등을 확인하여 지출결의서를 작성하고

재경팀에게 전달하게 됩니다.

 

 

 

 

9. 계약서 작성

 

신규 업체와 계약을 하거나 갱신을 할 때 계약서, 합의서 등을 작성합니다.

각자 직인을 찍어 한 부 씩 원본으로 보관하는 것이 원칙입니다. 

 

 

 

 

9. 기안지 작성

 

단가가 변동되었거나 신규 계약, 시험 생산을 진행할 때 등 기안지를 작성합니다.

 

 

 

 

10. 신규 업체 등록

 

구매에 앞서 신규 업체를 등록하기 위해서는 사업자등록증, 통장사본이 필요하며

업체에 전자외담대 등록을 요청해야합니다.